Har selskapet ditt vokst, eller opplever du at alt rundt regnskap begynner å bli uoversiktlig? Da kan det være riktig tidspunkt å samarbeide med en regnskapsfører. En regnskapsfører kan bidra til at regnskapet blir korrekt, oppdatert og gir deg et godt beslutningsgrunnlag for virksomheten.

Når du setter bort regnskapet til en ekstern leverandør, er det imidlertid viktig å gjøre gode avklaringer på forhånd. Et godt samarbeid starter med tydelige forventninger til hva som skal leveres, hvordan arbeidet utføres og hva det vil koste.

Hva kan du forvente av en regnskapsfører?

For mange oppfattes regnskapsføring som ren bokføring av inntekter og kostnader. I praksis kan en regnskapsfører bistå med langt mer enn dette – alt fra lønn og rapportering til myndigheter til rådgivning rundt økonomistyring og rutiner.

Derfor er det viktig å forstå hvilke tjenester som inngår i samarbeidet, og hva du faktisk betaler for.

Avklar prismodellen

Før du inngår en avtale bør du få en tydelig gjennomgang av prisstrukturen. Regnskapsførere benytter ofte ulike prismodeller, for eksempel:

• fastpris
• stykkpris per bilag eller transaksjon
• timepris

Be om klare forklaringer på hva som inngår i fastpris eller stykkpris, og hva som eventuelt faktureres i tillegg. Uklarheter rundt dette er en vanlig årsak til misforståelser og uenigheter senere.

Jo bedre du forstår prismodellen på forhånd, desto enklere blir det å ha kontroll på kostnadene.

Hvilket system skal dere bruke?

Et annet viktig spørsmål er hvilke systemer som skal brukes i samarbeidet.

Noen regnskapsførere jobber i systemer hvor kun de selv har tilgang, mens andre bruker samhandlingssystemer der både regnskapsfører og kunde jobber i samme løsning.

I dag er det vanlig at oppgaver fordeles mellom partene. Mange kunder fakturerer selv i systemet, mens regnskapsføreren håndterer bokføring, avstemming og rapportering.

Når du har tilgang til systemet selv, får du også bedre oversikt over økonomien og kan følge utviklingen i selskapet løpende.

Be om en gjennomgang av tjenestene

Regnskapsføreren er fagpersonen og bør kunne forklare hvilke tjenester som kan være relevante for virksomheten din.

Be derfor om en gjennomgang av:

• hvilke tjenester de tilbyr
• hvilke tjenester ditt selskap faktisk har behov for
• hvordan arbeidet utføres i praksis

Dette er særlig viktig for tjenester som faktureres etter timebruk, slik at du vet hva som kan påvirke kostnadene.

Lovpålagte kontroller

Regnskapsførere er underlagt regelverk knyttet til blant annet myndighetskontroll og risikobasert kundekontroll.

For deg som kunde betyr dette at regnskapsføreren må gjennomføre ulike kontroller av virksomheten. Om selskapet ditt opererer i en bransje som regnes som høyrisiko, kan det også innebære flere oppfølginger gjennom året.

Disse kontrollene er lovpålagte, og det er derfor nyttig å forstå hva de innebærer og hvordan de kan påvirke faktureringen.

Sett tydelige forventninger til samarbeidet

Når du har fått oversikt over prismodellen og hvordan regnskapsføreren arbeider, er neste steg å avklare forventningene til samarbeidet.

Et godt samarbeid forutsetter innsats fra begge parter. Regnskapsføreren er avhengig av at dokumentasjon leveres til rett tid og i god kvalitet for å kunne utføre arbeidet korrekt.

Når disse forutsetningene er på plass, kan du også stille tydelige krav til leveransen.

Sett forventninger til

Ajourhold

Regnskapet bør holdes løpende oppdatert. Avklar hvor ofte regnskapet skal ajourføres, og hvor raskt transaksjoner normalt blir bokført etter at dokumentasjon er mottatt.

Et oppdatert regnskap gjør det enklere å følge utviklingen i virksomheten og gir et bedre grunnlag for økonomiske beslutninger gjennom året.

Kunnskap

En regnskapsfører skal ha solid fagkompetanse og være oppdatert på regelverk innen regnskap, skatt og avgift. Samtidig er det en fordel om regnskapsføreren også har forståelse for bransjen virksomheten din opererer i.

Dette gjør det lettere å gi relevante råd og identifisere forhold som kan påvirke økonomien i selskapet.

Profesjonalitet

Profesjonalitet handler blant annet om struktur, tydelig kommunikasjon og forutsigbar levering.

Du bør kunne forvente at regnskapsføreren svarer innen rimelig tid, gir klare tilbakemeldinger og følger opp avtaler og frister.

Et profesjonelt samarbeid skaper trygghet og reduserer risikoen for misforståelser.

Proaktivitet

En god regnskapsfører gjør mer enn å registrere historiske tall. De bidrar også med å gjøre deg oppmerksom på forhold som kan påvirke virksomheten din.

Det kan for eksempel være endringer i regelverk, forslag til bedre rutiner eller observasjoner i regnskapet som bør følges opp nærmere. Når regnskapsføreren jobber proaktivt, kan regnskapet bli et aktivt styringsverktøy – ikke bare en rapportering i etterkant.

Det kan også være nyttig å avtale faste gjennomganger av regnskapet gjennom året. I slike møter skal regnskapsføreren gå gjennom resultat og balanse, forklare hva tallene faktisk betyr for virksomheten og peke på utviklingen siden forrige periode.

En slik gjennomgang kan gi bedre forståelse for hvordan driften utvikler seg, hvilke kostnader som øker eller reduseres, og om lønnsomheten utvikler seg i riktig retning. For mange virksomheter kan dette være et viktig grunnlag for å ta bedre beslutninger videre.

Om regnskapsfører ikke klarer å etterleve disse kravene så er det viktig å handle slik at ikke selskapet kaster bort penger en unyttig leveranse.