Å sende ut faktura kan virke som et enkelt steg – men det er en del formelle krav og praktiske steg du bør ha på plass før du trykker «Send». I dette innlegget får du en ryddig sjekkliste og forklaringer for hva som må være på plass — slik at du starter riktig og unngår problemer.
Sjekkliste – Før fakturering
- Registrering og organisasjonsnummer
- Har du registrert foretaket ditt (hos Brønnøysundregistrene)?
- Har du fått organisasjonsnummer?
- Hvis du er næringsdrivende: Husk at inntektene dine skal føres i regnskap.
- MVA-registrering
- Dersom du forventer omsetning over 50 000 kr i løpet av 12 måneder og driver med mva-pliktige varer/tjenester, må du registreres i Skatteetaten’s Merverdiavgiftsregisteret.
- Dersom du ble mva-registrert etter at du sendte en faktura uten mva, må du kreditere den og sende ny med mva.
- Valg av fakturasystem og fakturanummer
- Fakturaer må ha unike fakturanummer i løpende serie uten «hull».
- Fakturaene skal være basert på et system som automatiserer nummerering (f.eks. regnskapsprogram) eller trykte blanketter med forhåndsnummerering.
- Krav til innhold på faktura
Ifølge bokføringsforskriften må fakturaen inneholde:- Fakturadato og leveringsdato/tidspunkt.
- Selger (deg) navn, adresse/organisasjonsnummer.
- Kjøper navn og adresse/organisasjonsnummer når kjent.
- Beskrivelse av varer/tjenester, antall/omfang.
- Pris eks. og inkl. mva (hvis mva-registrert), mva-beløp.
- Forfallsdato eller betalingsfrist.
- Føre regnskap fra dag én
- Du må kunne dokumentere alle inntekter og kostnader i virksomheten med bilag, kvitteringer m.m.
- Oppbevar dokumentasjon i minst fem år.
- Sjekk bransjespesifikke tillatelser
- Noen virksomheter krever sertifikat, lisens eller godkjenning før du kan levere tjenester eller produkter.
- Kundeavtale og priser
- Ha på plass skriftlig avtale eller ordrebekreftelse med kunden, slik at fakturagrunnlaget er tydelig.
- Avklar betalingsvilkår, mva-status og eventuelle tillegg.
- Bankkonto og betalingsinformasjon
- Fakturaen bør vise korrekt bankkontonummer eller annen betalingsløsning.
- For kunder / kunderelasjoner: sørg for at faktura sendes på riktig måte (e-faktura, EHF for offentlig sektor o.l.).
Vanlige feil du bør unngå
- Å sende faktura før foretaket er registrert eller før mva-registering er korrekt (kan medføre omfakturering).
- Å bruke manuelle fakturanummer med “hull” i serien.
- Faktura mangler kravfelt som organisasjonsnummer, mva-spesifikasjon eller beskrivelse av tjeneste.
- Å overse at du må føre regnskap og oppbevare bilag – selv om det er lite virksomhet.
- Å ikke legge opp betalingsvilkår eller purrerutiner fra dag én.
Oppsummering
Før du sender din første faktura bør du sikre at registrering, fakturamaler, mva-status, regnskapsrutiner og dokumentasjon er på plass. Det gir deg et ryddig utgangspunkt — og gjør at du unngår tidstyver og komplikasjoner senere. Med disse stegene har du kontroll, og kan fokusere på det du egentlig ønsker: å drive virksomheten din.
Kilder brukt til dette innlegget:
Les mer om:
Utgifter du ikke får fradrag for, men som mange tror
Mange fører kostnader de tror gir fradrag – men som faktisk ikke gjør det. Her er de vanligste utgiftene du ikke får fradrag for, og hvorfor det kan koste deg dyrt å føre feil.
Hvorfor trekkes det ikke skatt av feriepenger – og hvorfor er det halv skatt i november/desember?
Mange tror feriepenger er skattefrie og at desember gir lavere skatt. I realiteten er skatten bare fordelt annerledes gjennom året. Her forklarer vi hvorfor du betaler skatt i 10,5 måneder – og hva det betyr for deg.
Hvordan feriepenger faktisk beregnes, og hvorfor
Mange tror feriepenger er en ekstra bonus – men det stemmer ikke. Her får du en enkel forklaring på hva du faktisk får utbetalt, og hvorfor juni føles som årets rikeste måned.