Å sende ut faktura kan virke som et enkelt steg – men det er en del formelle krav og praktiske steg du bør ha på plass før du trykker «Send». I dette innlegget får du en ryddig sjekkliste og forklaringer for hva som må være på plass — slik at du starter riktig og unngår problemer.

Sjekkliste – Før fakturering

1. Registrering og organisasjonsnummer
   • Har du registrert foretaket ditt (hos Brønnøysundregistrene)?
   • Har du fått organisasjonsnummer?
   • Hvis du er næringsdrivende: Husk at inntektene dine skal føres i regnskap.
2. MVA-registrering
   • Dersom du forventer omsetning over 50 000 kr i løpet av 12 måneder og driver med mva-pliktige varer/tjenester, må du registreres i Skatteetaten’s Merverdiavgiftsregisteret.
   • Dersom du ble mva-registrert etter at du sendte en faktura uten mva, må du kreditere den og sende ny med mva.
3. Valg av fakturasystem og fakturanummer
   • Fakturaer må ha unike fakturanummer i løpende serie uten «hull».
   • Fakturaene skal være basert på et system som automatiserer nummerering (f.eks. regnskapsprogram) eller trykte blanketter med forhåndsnummerering.
4. Krav til innhold på faktura
   Ifølge bokførings­forskriften må fakturaen inneholde:
   • Fakturadato og leveringsdato/tidspunkt.
   • Selger (deg) navn, adresse/organisasjonsnummer.
   • Kjøper navn og adresse/organisasjonsnummer når kjent.
   • Beskrivelse av varer/tjenester, antall/omfang.
   • Pris eks. og inkl. mva (hvis mva-registrert), mva-beløp.
   • Forfallsdato eller betalingsfrist.
5. Føre regnskap fra dag én
   • Du må kunne dokumentere alle inntekter og kostnader i virksomheten med bilag, kvitteringer m.m.
   • Oppbevar dokumentasjon i minst fem år.
6. Sjekk bransjespesifikke tillatelser
   • Noen virksomheter krever sertifikat, lisens eller godkjenning før du kan levere tjenester eller produkter.
7. Kundeavtale og priser
   • Ha på plass skriftlig avtale eller ordrebekreftelse med kunden, slik at fakturagrunnlaget er tydelig.
   • Avklar betalingsvilkår, mva-status og eventuelle tillegg.
8. Bankkonto og betalingsinformasjon
   • Fakturaen bør vise korrekt bankkontonummer eller annen betalingsløsning.
   • For kunder / kunderelasjoner: sørg for at faktura sendes på riktig måte (e-faktura, EHF for offentlig sektor o.l.).

Vanlige feil du bør unngå

• Å sende faktura før foretaket er registrert eller før mva-registering er korrekt (kan medføre omfakturering).
• Å bruke manuelle fakturanummer med “hull” i serien.
• Faktura mangler kravfelt som organisasjonsnummer, mva-spesifikasjon eller beskrivelse av tjeneste.
• Å overse at du må føre regnskap og oppbevare bilag – selv om det er lite virksomhet.
• Å ikke legge opp betalingsvilkår eller purrerutiner fra dag én.

Oppsummering

Før du sender din første faktura bør du sikre at registrering, fakturamaler, mva-status, regnskapsrutiner og dokumentasjon er på plass. Det gir deg et ryddig utgangspunkt — og gjør at du unngår tidstyver og komplikasjoner senere. Med disse stegene har du kontroll, og kan fokusere på det du egentlig ønsker: å drive virksomheten din.

Kilder brukt til dette innlegget:

Skatteetaten

Sendregning.no

Altinn

Les mer om: